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Différents Objectifs : |
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- Respecter les Obligations Légales et Réglementaires
- Garantir une utilisation future du document archivé à titre de preuve
- Conserver le patrimoine informationnel de l'entreprise
- La création de plans d'expériences
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Les Obligations Légales et Réglementaires : |
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- Les documents d'entreprise sont régis par 3 droits constitutionnels :
Droit Fiscal, Droit Commercial, Droit Civil.
- Les documents comptables et pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans (C. com., art. L.123-22,al2).
- Les livres, registres et documents sur lesquels peut s'exercer un droit de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration, doivent être conservés pendant un délai de six ans à partir de la date de dernière opération mentionnée ou de la date à laquelle le document a été établi.
- Le livre de paie doit être conservé pendant cinq ans à dater de sa clôture (C.trav., art.L143-5 et R.143-2). Les documents relatifs aux charges sociales doivent être conservés trois ans (CSS, art. L.244-3) . |
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L'archivage probant du Droit : |
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- Le droit français de la preuve impose à celui qui réclame l'exécution d'une obligation d'en rapporter la preuve (C.civ., art. 1315 al.1).
- Droit civil :
La nécessité de conserver cette preuve pendant une durée qui doit correspondre à la durée de prescription. La durée de prescription est, sauf dispositions spécifiques, de trente ans (C.civ., art. 2262) .
- Droit commercial :
La nécessité de conserver cette preuve pendant une durée qui doit correspondre à la durée de prescription. La durée de prescription est, sauf dispositions spécifiques, de trente ans (C.civ., art. 2262). La preuve commence à courir à compter du jour où l'acte est passé, ou s'il s'agit d'un acte à exécution échelonné, du jour où il a cessé de produire ses effets.
- Le livre de paie doit être conservé pendant cinq ans à dater de sa clôture (C.trav., art.L143-5 et R.143-2). Les documents relatifs aux charges sociales doivent être conservés trois ans (CSS, art. L.244-3) . |
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Conservation du Patrimoine informationnel de l'entreprise : |
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- Permet la représentation d'une activité ou un évènement de l'entreprise,
- Permet de comprendre ou d'analyser une situation. |
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Les certifications qualités obligent la mise en place et l'utilisation de plans d'expériences. Les archives des entreprises sont le plan d'expérience le plus complet que puisse utiliser une entreprise. En effet, elles contiennent l'ensemble des documents créés, édités et réceptionnés par les entreprises.
Les archives sont la mémoire des entreprises tant en terme de preuve qu'en terme d'expérience. De plus, la plupart des documents sont régis par le droit français. Il est donc impératif que la consultation de ceux-ci soit simplifiée au maximum. |
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Documents sociaux : |
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- Le code du commerce impose, en général, un archivage d'une durée de 30 ans après la dissolution de la société,
- Le code des impôts impose un archivage d'une durée de 6 ans,
- Dans l'intérêt de l'entreprise, il est conseillé de conserver les documents pour une durée illimitée. |
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Documents comptables : |
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- Pièces comptables :
Le code civil impose un archivage d'une durée de 30 ans, le code du commerce impose un archivage de 10 ans, le code des impôts impose un archivage d'une durée de 6 ans, dans l'intérêt de l'entreprise, il est conseillé de conserver les documents pour une durée équivalente à la durée de la société. |
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Documents fiscaux : |
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- Le code des impôts impose un archivage d'une durée de 3 ans, dans l'intérêt de l'entreprise, il est conseillé de conserver les documents pour une durée de 10 ans. |
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Principes : |
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Un stockage optimisé des archives.
- Des archives consultables par toute personne autorisée.
- La possibilité d'avoir un accès en temps réel, de n'importe quel point géographique.
- Un accès rapide aux documents grâce à un moteur de recherche puissant et efficace. |
- Notre logiciel est équipé d'un puissant moteur de reconnaissance des caractères permettant la numérisation et l'exploitation de documents même de mauvaise qualité (type fax). L'OCR permet au moteur de recherche la récupération des mots clés.
- Nous avons la possibilité de récupérer les données informatiques sur disque dur externe, copie sur CD-ROM ou transfert via un réseau. |
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